KPI: Cosa sono e come ti aiutano a raggiungere i tuoi obbiettivi

Ognuno di noi ha i suoi obbiettivi, anche i meno ambiziosi, ma vi siete mai chiesti a cosa serve un obbiettivo?

Serve per guardare nella direzione giusta, serve per rimanere concentrati sul risultato che si vuole ottenere ed infine serve per raggiungerlo.

Se si pensa ad un obbiettivo come ad uno “strumento” ci si rende subito conto della sua enorme utilità.

Allora, vista l’utilità di questi “strumenti”, è bene approfondirli e capire bene come sfruttarli al massimo.

Le caratteristiche di un’ obbiettivo

Ci sono obbiettivi ed obbiettivi: un conto è prefiggersi un obbiettivo semplice come “leggere di più”, un conto è prefiggersi un obbiettivo più difficile come “diventare milionari”; ci sono anche obbiettivi impossibili, per esempio “diventare il primo uomo ad avere freddo sulla superficie del sole”.

Il grado di difficoltà è solo un’esempio delle caratteristiche che può avere un obbiettivo, in questo articolo vorrei fare una veloce carrellata su quelle che sono le altre caratteristiche più importanti, e per farlo vorrei introdurvi gli S.M.A.R.T. Goals.

Gli smart goals vengono ampiamente utilizzati nel Project Management proprio perché sono obbiettivi (goals) molto ben definiti e soprattutto strutturati per essere utili e non controproducenti.

S.M.A.R.T. è un’acronimo, sta ad indicare le 5 principali caratteristiche che deve avere un obbiettivo “che si rispetti”, e sono:

• S, che sta per Specifico: un obbiettivo non deve mai essere generico, non prefiggetevi obbiettivi come “diventare milionario”, prefiggetevi invece obbiettivi come “diventare milionario aprendo una agenzia di comunicazione”, in questo modo ci si può fare un’idea della strada da intraprendere per raggiungerlo.

• M, che sta per Misurabile: Ogni obbiettivo deve essere misurabile, non prefiggetevi obbiettivi come “diventare milionario aprendo una agenzia di comunicazione”, prefiggetevi invece obbiettivi come “Guadagnare 2 milioni di euro aprendo un’agenzia di comunicazione”, in modo tale da poterne misurare i progressi man mano che lo si realizza.

• A, che sta per Attuabile: Ogni obbiettivo deve essere attuabile, realizzabile, non impossibile (ricordate l’uomo infreddolito sulla superficie del sole?)

• R, che sta per Rilevante: basta porsi una semplice domanda: “a cosa mi serve questo obbiettivo?” Insomma non soffermatevi su cose inutili e concentratevi solo sulle cose veramente importanti; scartate obbiettivi come “battere il record a quel videogame” e concentratevi sulla vostra agenzia di comunicazione.

• T, che sta per “Temporizzato”: Ogni obbiettivo per essere realmente utile deve avere una scadenza fissata in precedenza; non prefiggetevi obbiettivi come “Guadagnare 2 milioni di euro aprendo un’agenzia di comunicazione”, piuttosto provate con “Guadagnare 2 milioni di euro in 10 anni aprendo un’agenzia di comunicazione”.

Avrete notato che applicando la struttura S.M.A.R.T. siamo passati da un obbiettivo incompleto come “diventare milionario” ad un obbiettivo molto più completo come “Guadagnare 2 milioni di euro in 10 anni aprendo un’agenzia di comunicazione”.

Avete anche notato che mentre definivamo il nostro obbiettivo abbiamo anche ragionato sulla sua fattibilità, sul perché vale la pena conseguirlo e soprattutto su di un modo per raggiungerlo?

KPI: cosa sono?

In questo articolo vorrei però soffermarmi sulla lettera M del nostro acronimo, ovvero sulla Misurabilità di un obbiettivo: nel nostro esempio “Guadagnare 2 milioni di euro in 10 anni aprendo un’agenzia di comunicazione” è facile misurare i progressi: basta vedere quanti soldi ha fruttato l’ agenzia di comunicazione in un determinato momento per farsi un’ idea dell’andamento del nostro progetto.

Esistono però obbiettivi e progetti ben più complicati da misurare e per i quali serve stabilire dei metri di misura più articolati, ed è in queste situazioni che ci tornano utili i KPI.

KPI sta per Key Performance Indicator o indicatore chiave di prestazione, ed è una metrica, un’indicatore, una misura dell’andamento del nostro progetto.

Com’è fatto un KPI?

Proprio per via della diversa natura di ogni obbiettivo, ognuno di essi ha i suoi KPI dedicati.

Mi spiego meglio, nel nostro esempio di prima Il KPI di riferimento era ovviamente il guadagno derivante dalla nostra agenzia di comunicazione, ma siete sicuri che sia solo quello?

Stiamo parlando di aprire da zero una nuova attività, che quindi dovrà prima crescere e per farlo dovrà raggiungere altri obbiettivi “più piccoli” come ad esempio “sviluppare un portafoglio di 100 clienti grazie ad una campagna di advertising su google entro 3 anni” (KPI: Numero di clienti) o ancora “Incrementare le visite al sito web a 1000 visitatori al giorno usando gli strumenti del marketing digitale entro 3 anni” (KPI: visitatori giornalieri del sito) e così via.

Insomma ogni obbiettivo si misura in maniera diversa ed utilizzando KPI dedicati, ma questo non significa che i KPI non abbiano caratteristiche comuni che è sempre possibile applicare, vediamole insieme:

• Tutti i KPI forniscono prove oggettive dei progressi del nostro progetto misurandone gli aspetti fondamentali.

• I KPI sono strettamente legati alla variabile tempo, permettono cioè di misurare la variazione delle prestazioni al variare del tempo

• Se ben impostati, permettono anche di fare valutazioni di natura predittiva (se vedo che i progressi che misuro tramite il KPI hanno un’andamento in linea con le tempistiche prestabilite, allora posso prevedere che il progetto verrà portato a termine entro la scadenza fissata)

• Permettono di accorgersi di un problema o di un rallentamento nei progressi previsti, e quindi di “correggere il tiro”

Cosa non deve mai mancare ad un KPI?

Ogni KPI deve essere strutturato secondo 4 semplici punti:

• Origine dei dati: bisogna fissare sin da subito ed in maniera inequivocabile una fonte unica dalla quale attingere i dati per il nostro KPI

• Un obbiettivo: ogni KPI misura i progressi verso il raggiungimento di uno S.M.A.R.T. Goal

• Una frequenza di aggiornamento: è importante stabilire sin dal primo momento ogni quanto si aggiorneranno i dati a cui fa capo il nostro KPI; le frequenze di aggiornamento più utilizzate di solito sono quella mensile e quella annuale

• Una unità di misura: Come il sistema metrico, anche il KPI necessita di una scala, di una sua unità di misura di riferimento.

Esempi di KPI

Qui sotto vi elenco una lista con alcuni esempi di KPI più utilizzati in ambito imprenditoriale o in ambito digital marketing:

ARR - Annual Recurring Revenue

Ovvero l’importo delle entrate annuali

ARPA - Average Revenue Per Account

Di solito su base mensile, si tratta delle entrate medie per cliente (entrate mensili/numero di clienti)

LTV - Life Time Value

Previsione del valore economico dell’intero rapporto con uno specifico cliente (quanto spenderà in totale negli anni questo specifico cliente?)

CAC - Customer Acquisition Cost

Quanto costa in media acquisire un nuovo cliente?

Traffico Organico

Traffico proveniente dai risultati di ricerca (non a pagamento)

ROI - Return on investment

Misura il ritorno di un'investimento, spesso usato anche in ambito pubblicitario

NPS - Net Promoter Score

Permette di misurare il grado di soddisfazione medio dei nostri clienti.

Si pone loro una semplice domanda: “Quanto è probabile da 1 a 10 che consiglieresti la mia azienda ad un amico/parente/collega?”.

Poi si fa una media delle votazioni ricevute.

Pro Tip: la media dovrebbe essere sempre maggiore o tuttalpiù uguale ad 8 nei clienti soddisfatti

Un piccolo trucco matematico

Qualunque sia la natura e la misura del tuo KPI puoi sempre esprimerlo in forma percentuale.

Non preoccuparti, non sto per spiegarti una complessissima formula matematica, ma una semplice operazione che puoi fare con la tua calcolatrice.

Basta moltiplicare il valore del tuo KPI in un determinato momento per 100 e poi dividere per l’obbiettivo.

Ti faccio un’esempio per rendere le cose più chiare, torniamo al nostro “Guadagnare 2 milioni di euro in 10 anni aprendo un’agenzia di comunicazione” e supponiamo che in un determinato momento il nostro KPI che misura i guadagni ci indichi che abbiamo guadagnato 300.000€ fino ad ora.

Bene, ora:

Il nostro obbiettivo è 2.000.000

Il valore del KPI è 300.000

Ci basterà fare (300.000 X 100)/2.000.000= 15%

Significa che in questo preciso momento la percentuale di raggiungimento del nostro obbiettivo è del 15%.

La misura percentuale dei nostri progressi ci fornisce un’idea immediata e chiara dell’andamento del nostro progetto, proprio allo stesso modo in cui osserviamo la barra di caricamento mentre si accende il nostro PC: riusciamo facilmente a farci un’idea dell’andamento del “processo di caricamento del pc” (metaforicamente, dell’andamento del nostro progetto).

I fattori critici di successo

I progetti correttamente impostati di solito monitorano dai 4 ai 10 KPI contemporaneamente, infatti molto spesso un singolo KPI non basta a coprire tutte le necessità, viceversa per questioni logistiche e di complessità dei processi risulta difficile ed anche controproducente monitorare più di 10 KPI, e sta a noi scegliere quali sono i KPI più importanti.

Ok abbiamo il nostro smart goal, e sappiamo anche com'è fatto un KPI, ora dobbiamo decidere quali e quanti sono i KPI da monitorare: è arrivato il momento di utilizzare i fattori critici di successo, o FCS.

I FCS in ambito aziendale sono le aree essenziali che devono funzionare bene affinché un' azienda raggiunga il successo: chiedetevi quali sono le cose che devono assolutamente funzionare a dovere affinché il vostro progetto vada a buon fine: le risposte a questa domanda saranno i vostri FCS.

Poi chiedetevi in che modo potete misurare i vostri FCS ed ecco che in maniera automatica salteranno fuori dei KPI.

I KPI che impostate così non sono normali KPI, bensì sono KPI "ottimizzati" per garantirvi la massima utilità possibile, infatti non solo fanno riferimento ad uno S.M.A.R.T. Goal, ma si basano anche sui vostri FCS: questi KPI prendono il nome di SMART KPI.

Se sarete bravi a ricavare i vostri SMART KPI, vi accorgerete che anche per i processi più complessi ne troverete circa 4-10, proprio come anticipato all'inizio di questo paragrafo.

Conclusioni

Qualunque sia l'obbiettivo che si intende raggiungere è importante poterlo monitorare in corso d'opera, anche per accorgersi per tempo di eventuali problemi/rallentamenti sulla tabella di marcia, anche perché gli imprevisti sono sempre dietro l'angolo.

I KPI sono uno strumento di fondamentale importanza per ogni progetto ben strutturato ed imparare ad usarli porta grandi benefici sia nei progetti personali sia nel business.

Work in progress, come si suol dire!

Davide Coppeto

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